开公司创业需要做哪些行政事务？需要支出的行政费用包括哪些？

: 王云招商业务负责人
联贝财务

开公司创业有哪些不得不做的行政事务？所需要支出的行政费用包括哪些？每一个公司都有处理日常行政事务的部门，这一点大公司和小公司都一样，行政事务通常都比较琐碎，有时候很让人头疼，但是这些琐碎的事情却又不能不做。因此，创业者必须妥善处理这些琐碎的工作，做好公司的行政保障，给顾客或是来应聘的员工留下一个好印象。

一、公司的行政事务

那么，开公司创业需要做哪些行政事务？具体要做哪些工作呢？

1.积极培育传播企业文化。在一个企业中，用薪酬留住员工是远远不够的，还必须用独特的企业文化去吸引员工，感化员工。行政人员要做的就是积极地建设、培育独特的企业文化，而且还要不遗余力地传播这种文化，不断促进企业的快速发展。

2.做好公司的办公管理和印章管理工作。

3.做好公司的安全生产和安全保卫工作以及员工车辆、交通管理工作。

4.注意信息的收集和整理，并及时提供给管理者。

这里所说的信息包括公司的内部信息和外部信息。公司的内部信息包括：公司的生产状况、财务状况，采购、库存信息，产销状况、人力资源以及设备的使用与管理等。

公司的外部信息包括：社会习惯、风俗、时尚变化，国家相关政策法规、市场需求、消费结构、消费层次的变化，同行业企业的信息，突发事件，科学技术发展动态信息等。

公司的行政管理人员最重要的工作就是及时了解国家政府机关相关政策和法律规定的变化以及企业内部情况的发展变化。

5.负责公司的工商年检、变更以及各类合同的收集与管理以及法律事务工作。

6.加强沟通。这里所提到的沟通包括纵向沟通和横向沟通。纵向沟通主要是指与上级的沟通和与下级之间的沟通。与上级所做的沟通主要是为了充分领悟领导的意图，把握住大方向，同时把自己和下级部门的观点很好地传达给上级，这就需要行政人员具有良好的观察分析能力和表达能力。与下级之间的沟通主要是忠实地、不打折扣地执行上级的决定以及收集、整理下级部门的各项信息，这就要求行政人员要有较强的应变能力和组织能力。

横向沟通包括公司内部相关部门与外界媒体、政府机关之间的沟通。行政人员在传达领导精神、布置工作任务以及协调各部门的工作时，一定要真诚、谦虚，这就需要行政人员具有较强的自我控制能力和适应能力。

7.协助领导处理好公司内部的各种突发性事件。

8.做好来访客人的接待工作。

9.明确岗位职责。一个公司的日常行政事务非常繁杂、琐碎，行政人员要做的就是按照岗位职责进行明确分工，保证每一项工作都有人负责。

10.负责各种公文、函电、报表等文字资料的签收、拆封、登记、呈报、传阅、催办以及整理归档工作。

11.负责公司的保密工作和机要管理工作，还要做好公司的档案管理工作，包括各类档案资料的内部收集、整理和归档。

12.协助领导制订工作计划，起草报告、文件、总结规划、决定以及以公司的名义发出的文函。协助领导做好公司的日常工作，组织、安排公司会议，做好记录，认真检查会议决议的落实情况，及时汇总，向公司领导汇报。协助领导做好公司各部门的考核、监督以及协调工作，督促检查各部门工作计划的落实情况与规章制度的执行情况。

13.负责协调公司股东会、董事会、监事会的联络以及会议筹备工作。

二、行政费用包括哪些？

新公司的行政费用总共有以下几类：

1.办公费

办公费是公司内部各部门办公家具、办公文具、办公设备、办公室通信器材、易耗材料等物品的购置费用。

公司的行政部门应该设专人对办公用品进行管理，办公用品采购审批的程序是：各部门填写《采购申请单》，然后上报给行政部门进行审核，经总经理或财务总监审核后到定点单位进行采购。

2.业务招待费

业务招待费是指招待客人而产生的支出，包括餐饮费、礼品或礼金、娱乐活动花费、旅游景点门票等。

招待费用发生前，应该采用口头或书面形式向行政领导提出本次费用计划（如果领导出差，可以事后补办）；单次消费金额如果超过了一定限度，就必须提出书面申请，如填写《业务招待费用申请表》。书面申请应该包括以下内容：具体事由、参加人数、发生次数、预计金额。

3.差旅费

差旅费具体是指因工作需要外出所发生的各种交通费、住宿费、伙食费补助等。因工作需要外出，按出差地点的不同可以分为：国内临时出差、国内长期出差（就是我们所说的外派）、境外出差。

4.通信费